機構政策 - 平等機會委員會

供服務使用者參考的電話錄音政策

1.1

平等機會委員會（「平機會」）就處理查詢及投訴的職員與服務使用者或準服務使用者（統稱「服務使用者」）的通話會被錄音，目的是：

1.2: 透過電話錄音系統，平機會會收集和保留服務使用者的個人資料。平機會及其職員會遵守《個人資料（私隱）條例》（第486章）（「《私隱條例》」）及其六項「保障資料原則」。

2.1

電話錄音系統會錄下服務使用者與平機會職員之間的所有撥出及來電通話，此等職員包括：

就電話錄音系統知會服務使用者

2.2

平機會將透過以下方法知會服務使用者通話可能會被錄音：

2.3

電話一經接通，電話錄音系統即自動開始錄音，任何情況下都不能以人手關閉此功能。

2.4

如有服務使用者拒絕被錄音，可選擇以其他方式與平機會聯絡，例如書信、傳真、電郵方式或親臨平機會辦事處。

3.1

當上文第2.1段所述的平機會職員與服務使用者通話時，在有需要收集個人資料，或服務使用者自願向平機會職員提供其個人資料的情況下，平機會職員或會收集服務使用者的個人聯絡資料。（有關收集此個人資料的目的及平機會的私隱政策詳情，請參閱平機會的收集個人資料聲明及私隱政策聲明。）

3.2

平機會職員可能向服務使用者收集以下資料：

4.1

平機會可能就以下目的使用或披露電話對話錄音錄得的個人資料：

保存個人資料的時間，不會超過達到使用資料的目的（包括任何直接有關的目的）所需的時間。

6.1

由電話對話錄音日期起計，電話記錄將會保留一年，除非有具體理由令平機會要延長保留期。

6.2

在以下任何一種情況中，平機會可以自電話通話日期起保留錄音超過一年：

7.1: 根據《私隱條例》，在平機會的電話錄音系統錄音期間被收集個人資料的人士，可根據平機會的《私隱及資料保障政策及實務》填寫並提交《查閱資料要求表格》，要求平機會提供電話錄音記錄中有關資料當事人的個人資料的複本（「查閱資料要求」），以及╱或以書面要求平機會改正任何不正確的個人資料。

詳情請瀏覽《私隱及資料保障政策及實務》。

8.1: 平機會會按照上文第6段所述的保留期限處置錄音記錄。
8.2: 經批准保留超過第6段規定的保存期限的錄音記錄，應當在記錄不再用於第1段所載的任何一個目的或在批准期限過後盡早刪除，以較早者為準。
8.3: 若平機會將刪除錄音記錄的工作外判予服務供應商，則會採用合約或其他方法，確保服務供應商根據《私隱條例》的適用規定及平機會處理個人資料的相關政策處理及刪除錄音記錄所載的個人資料。

¹適用於不曾獲平機會告知將進行電話錄音的服務使用者。

²平機會不會將電話通話記錄視為服務使用者的投訴及法律協助申請的另類記錄。服務使用者應注意，根據《性別歧視條例》、《家庭崗位歧視條例》、《殘疾歧視條例》及《種族歧視條例》提出的任何投訴和法律協助申請，均須以書面方式，如填寫指定表格（如有）向平機會提交。

2020年1月修訂