机构政策 - 平等机会委员会

供服务使用者参考的电话录音政策

1.1

平等机会委员会（「平机会」）就处理查询及投诉的职员与服务使用者或准服务使用者（统称「服务使用者」）的通话会被录音，目的是：

1.2: 透过电话录音系统，平机会会收集和保留服务使用者的个人资料。平机会及其职员会遵守《个人资料（私隐）条例》（第486章）（「《私隐条例》」）及其六项「保障资料原则」。

2.1

电话录音系统会录下服务使用者与平机会职员之间的所有拨出及来电通话，此等职员包括：

就电话录音系统知会服务使用者

2.2

平机会将透过以下方法知会服务使用者通话可能会被录音：

2.3

电话一经接通，电话录音系统即自动开始录音，任何情况下都不能以人手关闭此功能。

2.4

如有服务使用者拒绝被录音，可选择以其他方式与平机会联络，例如书信、传真、电邮方式或亲临平机会办事处。

3.1

当上文第2.1段所述的平机会职员与服务使用者通话时，在有需要收集个人资料，或服务使用者自愿向平机会职员提供其个人资料的情况下，平机会职员或会收集服务使用者的个人联络资料。（有关收集此个人资料的目的及平机会的私隐政策详情，请参阅平机会的收集个人资料声明及私隐政策声明。）

3.2

平机会职员可能向服务使用者收集以下资料：

4.1

平机会可能就以下目的使用或披露电话对话录音录得的个人资料：

保存个人资料的时间，不会超过达到使用资料的目的（包括任何直接有关的目的）所需的时间。

6.1

由电话对话录音日期起计，电话记录将会保留一年，除非有具体理由令平机会要延长保留期。

6.2

在以下任何一种情况中，平机会可以自电话通话日期起保留录音超过一年：

7.1: 根据《私隐条例》，在平机会的电话录音系统录音期间被收集个人资料的人士，可根据平机会的《私隐及资料保障政策及实务》填写并提交《查阅资料要求表格》，要求平机会提供电话录音记录中有关资料当事人的个人资料的复本（「查阅资料要求」），以及╱或以书面要求平机会改正任何不正确的个人资料。

详情请浏览《私隐及资料保障政策及实务》。

8.1: 平机会会按照上文第6段所述的保留期限处置录音记录。
8.2: 经批准保留超过第6段规定的保存期限的录音记录，应当在记录不再用于第1段所载的任何一个目的或在批准期限过后尽早删除，以较早者为准。
8.3: 若平机会将删除录音记录的工作外判予服务供应商，则会采用合约或其他方法，确保服务供应商根据《私隐条例》的适用规定及平机会处理个人资料的相关政策处理及删除录音记录所载的个人资料。

¹适用于不曾获平机会告知将进行电话录音的服务使用者。

²平机会不会将电话通话记录视为服务使用者的投诉及法律协助申请的另类记录。服务使用者应注意，根据《性别歧视条例》、《家庭岗位歧视条例》、《残疾歧视条例》及《种族歧视条例》提出的任何投诉和法律协助申请，均须以书面方式，如填写指定表格（如有）向平机会提交。

2020年1月修订