平等机会委员会

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机构政策

公开资料的政策

1 引言

1.1
本政策是根据下列基本原则而制定的。
 
  • 透明度
  • 诚信
  • 问责性

这些原则有助界定平等机会委员会(「平机会」)此类公共机构的良好机构管治水平。

1.2
让公众人士查阅平机会所持有的资料,有助增强/增进:
 
  • 对政策及决定的了解
  • 对决定及行动的责任承担
  • 对平机会服务的认识
  • 平机会持份者的参与
  • 对平机会行政及工作的信心
1.3
本项政策根据香港会计师公会的《公营机构企业管治的基本架构》所订明的原则,并参考了香港政府的《公开资料守则》而制定。
1.4
本政策应时刻以正面角度理解,以容许资料的发放,但如有合理理由,平机会可按本政策第4部分拒绝披露全部或部分资料。

2 政策涵盖范围

2.1
除了属于第2.2段的查阅资料要求外,本政策适用于所有查阅资料的要求。
2.2
查阅个人资料的要求将按照平机会的《私隐及资料保障政策及实务》处理,而非根据本政策的条文处理。
2.3
本政策对公众查阅资料的法定权利并无影响,也不影响任何查阅资料的法定限制,不论这些限制是法定禁令或是任何根据普通法所引起的义务。
2.4
除本政策没有载列的情况外,本政策的条文并非旨在妨碍或阻拦平机会适当地或符合法律规定而发布或公开资料(包括可拒绝公开的资料)。
2.5
根据本政策索取的资料,应属于已存在于平机会及平机会拥有的文件及记录。本政策不会强制平机会制造不存在的文件或记录或提供非平机会拥有的资料。

3 查阅资料要求

3.1
索取资料要求必须以书面向行政总监(营运)提出。可填写索取资料申请表格以提出索取资料要求。
3.2
要求必须:
(i) 提供为使平机会能找出有关文件及/或记录而合理地需要的关于文件及/或记录的资料;
(ii) 注明联络方法或地址,以便平机会把文件及/或记录及/或有关通知寄送给申请人;以及
(iii) 连同须缴交给平机会的费用一并提交。
3.3
若属现成资料,平机会将尽快在切实可行的时间内,或在收到书面要求的21天内就查阅资料要求作出回应。若非现成资料,平机会将于收到查阅资料要求的14天内先给予申请人初步回复。平机会会在收到要求的40天内作出回复。目标回应时间在特殊情况下或会延长,届时会向申请人解释。延迟通常不会超过21天。
3.4
若平机会拒绝要求,须于上文第3.3段所定的时限内通知申请人。
3.5
若未能依从上文第3.3段所定的时限作出回复,平机会须向申请人解释有关延误及原因。
3.6
所查阅的资料会尽量以原来的形式提供,除非另有合宜形式作替代。若所要求的资料以单语的文件方式载录,则应以同样方式提供。
3.7
若平机会收到书面要求所查阅的资料属另一机构、团体或部门所持有,平机会将转介有关要求给有关机构、团体或部门,并通知申请人有关情况。

4 可拒绝披露的资料

4.1
平机会可拒绝披露下列类别的资料,或拒绝证实或否认是否有该等资料,而在拒绝提供资料时,通常会提述下文所列理由。
4.2
若根据下文所列一个或多个类别而拒绝披露某份文件或记录的部分资料,其余部分在一般情况下通常可以披露。
4.3
平机会会权衡披露资料所涉及的公众利益因素与可能造成的「伤害」或「损害」。「伤害」或「损害」包括实际造成的伤害及损害,以及可能或有理由预期会造成的伤害及损害。在这些情况下,平机会会决定披露资料的公众利益是否超过可能造成的伤害或损害。

(a) 未能找到或不存在的资料
4.4
若平机会已采取一切合理步骤寻找记录或文件,但仍找不到或并不存在,则平机会可拒绝有关要求。

(b) 与业务有关的资料
4.5
如资料关乎平机会的业务、商业或财政事务,而披露有关资料会伤害或损害或以其他形式负面影响有关事务或相关的谈判、商业或合约活动,或平机会在该等事务或活动中的利益(包括知识产权),则平机会可拒绝有关要求。

(c) 与平机会管理及运作有关的资料
4.6
如披露资料会伤害或损害或以其他形式负面影响平机会妥善而有效率的运作(包括履行其法定职能),则平机会可拒绝有关要求。
4.7
如披露资料会伤害或损害雇用及管理平机会员工的事宜,以及/或平机会职权范围内的聘任事宜,则平机会可拒绝有关要求。
4.8
如资料只有透过不合理地使用平机会资源的情况下才能提供,则平机会可拒绝有关要求。

(d) 内部讨论、文件及意见
4.9
如资料关乎为平机会或其属下任何专责小组(包括员工会议)拟备的文件,或会议记录及讨论,而披露有关资料会妨碍平机会内部的坦率讨论,则平机会可拒绝有关要求。
4.10
如所要求资料涉及平机会员工、委员、顾问的看法、意见、建议、咨询和讨论,平机会可因上文第4.9段所列原因拒绝有关要求。

(e) 与投诉或查询有关的资料
4.11
如资料关乎市民向平机会作出的投诉或查询,而披露有关资料会伤害或损害或以其他形式负面影响平机会的调查及/或平机会的补救工作,则平机会可拒绝有关要求。

(f) 个人私隐
4.12
如资料关乎禁止披露的某人的个人资料,而除非披露有关资料符合《个人资料(私隐)条例》(第486章)的规定,否则平机会可拒绝有关要求。

(g) 法定限制和法律诉讼程序
4.13
如披露资料会抵触任何适用于香港的法律,或违反普通法所引起的任何义务,则平机会可拒绝有关要求。
4.14
如某些资料在法律上享有法律专业保密权的声称能够成立,而所要求查阅的资料与该等资料有关,则平机会可拒绝有关要求。
4.15
如资料关乎法律诉讼程序,而披露有关资料会构成藐视法庭,或伤害或损害或以其他形式负面影响法律诉讼程序,则平机会可拒绝有关要求。
 
(h) 过早要求索取的资料
4.16
如资料属即将公布或因已预定公布或发表而不宜提前披露的资料,则平机会可拒绝有关要求。

(i) 执法及保障公众安全
4.17
如资料关乎违反或可能违反法律的调查工作,而披露有关资料会伤害或损害或以其他形式负面影响有关调查或法律的施行,则平机会可拒绝有关要求。
4.18
如披露资料可能引致严重伤害某人的身体或精神健康或安全,则平机会可拒绝有关要求。

(j) 研究、统计及分析
4.19
如资料关乎不完整或未完成的分析、研究或统计,而披露有关资料可能令人产生误解、或剥夺平机会或任何其他人士发布资料的优先权或商业利益,则平机会可拒绝有关要求。
4.20
如资料关乎个人、公司、机构或产品,而有关资料只是为了拟备统计数字或进行研究而持有,并且是以保密形式及不会在该研究或公布的统计数字中提述为前提而提供的,则平机会可拒绝有关要求。

(k) 第三者资料
4.21
如资料是为第三者所持有或由第三者提供,并从第三者明确知道或获得暗示不会披露,则在没有第三者同意或披露资料的公众利益不会超过可能造成的伤害或损害的情况下,平机会可拒绝索取资料的要求。

5 收费

5.1
申请人需为平机会提供资料的成本缴交费用(包括提供所要求的报告或录音带的费用,如适用)。提供书面资料每页收费2.5港元。平机会未收妥费用不会提供资料。

请按此参阅付款方法

6 处理索取资料要求的负责人

6.1
所有收到的查阅资料要求都必须转交行政总监(营运)。行政总监(营运)将寻求平机会主席指示,包括在有需要时指派职员负责协助处理有关要求。

7 覆检

7.1
任何人如认为平机会未有妥善地执行本政策任何条文,可向申诉专员提出投诉。

 

2021年 7月至 12月期间接获公众索取资料的宗数:1

 

2020年11月修订

 

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