平等机会委员会

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机构政策

私隐及资料保障政策及实务

引言

平等机会委员会(「平机会」)办事处十分重视保障个人资料私隐。我们尊重个人资料,并会全力遵守保障资料原则,以及《个人资料(私隐)条例》(第486章)(「《条例》」)一切适用于监管收集、持有、处理或使用个人资料的人士(资料使用者)和拥有这些资料的人士(资料当事人)的相关条文。

 

个人资料的定义

个人资料是指与一名在世的个人有关的任何资料,透过这些资料可直接或间接地确定有关个人的身分,而这些资料的存在形式令查阅及处理工作切实可行。个人资料包括载于任何书面文件及其他形式的文件(如纪录光碟、纪录磁带、胶卷及其他此类器件)的实质资料及意见。

 

原则

平机会办事处会遵守以下的保障资料原则:

  • 第一原则:收集个人资料的目的与方式
    个人资料是为了直接与平机会办事处的职能或活动有关的合法目的而收集,且只会收集就该目的所必需的或直接与该目的有关的资料,平机会办事处确保其所收集的资料属足够但不超乎适度。平机会将以合法及公平的方式收集个人资料,并会采取所有切实可行的步骤,确保资料当事人得悉所收集的资料的用途、资料当事人是否有责任提供这些资料、不提供有关资料所需承担的后果、这些资料可能移转予甚么类别人士、资料当事人要求查阅这些资料及/或要求更新这些资料的权利,以及接受资料当事人提出查阅和改正要求的人士的姓名及地址。
  • 第二原则:个人资料的准确性及保留期间
    平机会办事处会采取所有切实可行的步骤,确保有关的个人资料是准确及最新的。保存个人资料的时间,不会超过达到使用资料的目的(包括任何直接有关的目的)所需的时间。
  • 第三原则:个人资料的使用
    平机会办事处向资料当事人保证,未得资料当事人的订明同意,其个人资料不会用于在收集有关资料时所指定的目的或直接有关的目的以外的用途。
  • 第四原则:个人资料的保安
    平机会办事处会采取所有切实可行的步骤,保障个人资料不会未经授权的或意外地被查阅、处理、删除或使用。
  • 第五原则:资讯须在一般情况下可供取用
    平机会办事处会采取所有切实可行的步骤,以确保任何人能确定平机会办事处在保障个人资料方面的政策及实务、所持有的个人资料的种类,以及持有或使用这些个人资料的目的。
  • 第六原则:查阅个人资料
    资料当事人有权确定平机会办事处是否持有其个人资料,并要求查阅及/或改正其个人资料。

 

持有的个人资料种类

平机会办事处持有的个人资料分为三大类,记录载列如下:

  1. 有关就反歧视法例的公众查询及投诉记录:包括由资料当事人及资料使用者所提供的资料,以执行根据《性别歧视条例》(第480章)、《残疾歧视条例》(第487章)、《家庭岗位歧视条例》(第527章)及《种族歧视条例》(第602章)的有关条文赋予平机会的法定职责,例如处理查询、投诉、调查、调停、法律诉讼,以及其他有关活动中所收集到的资料。
  2. 人事记录:包括平机会办事处每名雇员和曾应征平机会办事处职位的求职者的个人资料、工作详情、薪俸资料、付款记录、福利、工作表现评估,以及纪律处分等事项。
  3. 其他记录:包括行政及运作方面的档案、文件及会议记录、报价单及已购置的物品和设备的价格资料、服务及顾问服务的建议书及合约等,而从上述文件中可以确定有关人士的个人身分。

上文第1段的记录由平机会投诉事务科或法律服务科保存,第2段和3段的记录则由平机会机构规划及服务科保存。

 

保存个人资料的主要目的

保存载于下列记录的个人资料的目的如下:

  • 有关就反歧视法例的公众查询及投诉记录:为执行平机会的法定职务,包括回应和跟进市民的查询和投诉、对有关人士进行调查和调停,以及展开法律诉讼和采取行动等目的;
  • 人事记录:为用于人力资源管理,例如与招聘、委任、福利管理、雇员赔偿、解雇、工作表现评估、纪律处分相关事宜;以及
  • 其他记录:保存这些记录的目的各有不同,须视乎记录的性质而定,例如关于平机会办事处的行政工作及活动,就政策或运作事宜征询的意见、采购物品及设备、获取服务等,而这些记录载有可识别有关人士个人身分的资料(例如载有个别委员意见的会议记录)。

 

查阅及改正个人资料

平机会办事处尊重公众人士根据《条例》查阅及改正其个人资料的权利。为确保遵照《条例》的规定,向平机会办事处提出查阅及改正资料的要求由以下人员处理:

  • 投诉事务总监及总法律主任负责处理其工作范围内有关市民就反歧视法例作出查询和投诉的记录内的个人资料;以及
  • 机构规划及服务总监负责处理所有其他记录内的个人资料。

任何人要求查阅及改正个人资料,必须以书面向负责的科别主管提出。平机会会尽快处理所提出要求,并在接获要求后的40日内作出回复。如要改正资料,平机会在作出改正后,会以书面方式,连同已改正的个人资料复本,提供予提出要求者确认作实。平机会如拒绝依从有关人士的要求,亦会在接获要求后的40日内,以书面通知提出要求者,其不能依从有关要求及其原因。有关平机会拒绝依从要求提供资料、改正资料和其中的原因等细节,都会记录在保障资料纪录簿内。纪录簿会保存至少四年,并会让个人资料私隐专员查阅。任何人士如就平机会拒绝依从查阅及/或改正资料而要求上诉,须向平机会行政总监(营运)/主席提出,行政总监(营运)/主席会就应采取的适当行动提出意见。

 

豁免情况

《条例》订出下列豁免情况,令某些个人资料免受该条例所规管:

  • 因家居或消闲目的而持有的个人资料一概获得豁免;
  • 某些与雇佣有关的个人资料可获得豁免,例如:
    • 有关职工策划的个人资料。
    • 若干评估程序(包括聘任及晋升遴选)所产生的个人资料,作出决定前及有关人士可就决定提出上诉的情况下,均可获得豁免。
    • 正职以外有关个人评介的个人资料;如有关个人评介于1996年12月20日或以后作出,则豁免情况只有效至有关职位获填补为止。
    • 现职雇员于1996年12月20日前提供的个人资料,如该资料属当事人不得查阅的资料,可获豁免(此豁免情况于2002年8月3日失效)。
  • 如让资料当事人查阅或使用个人资料,可能损害公众或社会利益,例如保安、防卫及国际关系、防止或侦查罪案、评税或收税、新闻活动、法律专业保密权,以及为资料当事人健康着想,则有关情况可以列为豁免情况。

 

实务

平机会备有以下资料,以确保能符合《条例》的规定:

  • 两本《条例》第27条所规定的纪录簿:该等纪录簿须锁存于平机会办事处人事组。
    • 一本载有关于平机会就反歧视法例作出查询和投诉记录内的个人资料而拒绝依从查阅/或改正资料
    • 一本载有关于平机会就所有其他记录内的个人资料而拒绝依从查阅/或改正资料
  • 内部执行程序:即有关处理市民就反歧视法例作出的查询和投诉的内部执行程序,当中包括如何遵守《条例》的程序和处理所有其他方面的个人资料的内部指引。
  • 查阅资料要求表格:用以确定及查阅平机会办事处所持有关于查阅资料要求者的个人资料。(下载表格)

 

费用

平机会办事处会就每宗查阅资料要求收取的费用如下(请参阅《条例》第28(2)条):

(i) 每页文件记录2.5港元1;或

(ii) 简单制备光碟/唯读光碟/数码光碟/影音记录,收费55港元2;或

(iii) 若录音记录涉及编辑工作,例如须删除与第三方有关的个人资料 ,每分钟收费7港元3;或

(iv) 制备需要复杂编辑工作的光碟/唯读光碟/数码光碟/影音记录,会按最低报价收取不定额费用4;或

(v) 按照由录音记录转换为文字版的实际金额而定的费用,以下列两者中较低者为准:

(a) 由平机会合适职员转换成文字的直接及所需费用;或

(b) 由平机会聘用的服务提供者收取的最低报价5

除非及直至平机会为依从要求所征收的费用已获缴付,否则平机会可拒绝查阅资料要求(请参阅《条例》第28(5)条)。

按此参阅付款方法

平机会在《条例》第20条指定的情况下可拒绝依从查阅资料的要求。

 


1就文件记录而言,平机会的处理工作包括但不限于寻找、审核、分拣及删除资料,以及复印文件。

2若查阅资料要求涉及处理文件记录,并把记录转换为以数码形式储存的档案/记录,例如唯读光碟,处理费用会包括处理文件记录及制备数码形式的资料的费用。

3若录音记录需以数码形式储存,会同时收取制备指明数码形式的费用,即如上文(ii)所述。

4若涉及更复杂的编辑工作,例如须删除不属资料当事人的个人资料,而该工作须外判予服务提供者处理,处理费用会根据平机会就其聘用的服务提供者将进行的工作所取得的最低报价而定。

5若文字版需以数码形式储存,会同时收取制备指明数码形式的费用,即如上文(ii)所述。


(此为中文译本,相关内容以英文文本为准。)

2020年11月修订

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